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KI im Mittelstand: So verhindern Sie eine Schatten-IT

KI Künstliche Intelligenz (KI) hat den Arbeitsalltag im Mittelstand längst erreicht. Sie wird dort mittlerweile von vielen Mitarbeitenden täglich genutzt, allerdings oft jenseits offiziell genehmigter Tools oder Richtlinien.

Der Wunsch, Prozesse effizienter und innovativer zu gestalten, ist nachvollziehbar und natürlich gut für Unternehmen. Ein Verbot oder eine stark eingeschränkte Nutzung von KI-Tools ist folglich kontraproduktiv, gleicht sie doch einem Kampf gegen Windmühlen und bremst die Wettbewerbsfähigkeit in einer zunehmend KI-getriebenen Weltwirtschaft aus.

Eine ebenso markante, wenngleich oft übersehene Gefahr:die Entstehung einer Schatten IT. Diese kann sowohl durch einen kategorischen Bann nützlicher KI-Tools entstehen als auch durch fehlende klare Regeln im Umgang mit diesen, so dass deren Nutzung in einer Art Grauzone stattfindet.

KI-Verbote: Innovationshemmnis mit Nebenwirkungen

Das naheliegende Gegenmittel, ein vollständiges Verbot von KI führt wie erwähnt nur selten zum gewünschten Ergebnis. Vielmehr werden Mitarbeitende erfinderisch und finden neue Wege, um KI weiterhin in ihrem Arbeitsalltag nutzen zu können.

Typisches Beispiel: Ist ChatGPT im Firmennetzwerk geblockt, kommen das private Smartphone und die mobile Datenverbindung zum Einsatz. Nicht selten greifen Angestellte dann zu privaten Konten und Accounts, um KI-Services für die schnelle Code-Generierung, Textanalyse oder Bildgestaltung zu nutzen. So geraten geschäftskritische Informationen unter Umständen direkt in die Trainingsdatenbanken externer Anbieter und entziehen sich vollständig der Kontrolle des Unternehmens.

Das Ergebnis: Die Produktivität steigt zwar kurzfristig, doch die Risiken wachsen langfristig, von Datenlecks über Rechtsverletzungen bis hin zu Compliance-Verletzungen. Schatten IT und Schatten KI unterlaufen sämtliche Sicherheitskonzepte und können massive Schäden verursachen.

Dr. Stefan Jakob

KI & Softwareentwicklung

Warum eine sichere KI-Lösung alternativlos ist

Statt den Nutzen von KI auszubremsen, ist es zielführender, eine sichere, unternehmensgestützte Lösung verfügbar zu machen. Ein Beispiel dafür ist das Micromata AI-Studio.

Mit einem zentral verwalteten KI-Tool schaffen Unternehmen eine Umgebung, die Produktivität und Innovationskraft fördert, ohne dass Datenrisiken entstehen. Der Schlüssel liegt also darin, den Mitarbeitenden eine professionelle, sichere und unternehmenskonforme KI-Lösung bereitzustellen.

Ein firmeneigenes KI-Tool wie das Micromata AI-Studio führt die Vorteile der KI gezielt in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse ein, ohne die Risiken einer unkontrollierten Schattennutzung aufzuwerfen:

  • Transparente Zugriffs- und Berechtigungskonzepte verhindern Wildwuchs bei der KI-Nutzung.
  • Datenschutzfunktionen und Hosting in europäischen Datenzentren schützen sensible Daten, verhindern deren Abfluss und sorgen für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie DSGVO oder den AI Act.
  • Unsichere individuelle Workarounds werden unnötig, da die Nutzung jetzt zulässig ist.
  • IT- und Datenschutzbeauftragte behalten die Kontrolle über Zugriffe, Datennutzung und Integrität der Unternehmensdaten.

Vorteile des Micromata AI-Studios

  • Datenschutz und Sicherheit: Betriebsinterne Daten bleiben garantiert geschützt und gelangen nicht in externe Trainingsdatenbanken.
  • Compliance: Die Nutzung entspricht den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf DSGVO und IT-Sicherheitsstandards.
  • Effizienz: Schnelle Integration von KI in Workflows und Prozesse steigert die Produktivität der Mitarbeitenden deutlich.
  • Kollaboration und Skalierbarkeit: Gemeinsame Nutzung im Team, zentrale Verwaltung und schnelle Erweiterung um zusätzliche Funktionen ist jederzeit möglich.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende erhalten ein modernes und flexibles Tool, das sie rechtssicher und komfortabel verwenden können.
  • Innovationsfähigkeit: Durch die Internalisierung der KI bleibt das Unternehmen nicht nur sicher, sondern zukunfts- und wettbewerbsfähig.

Fazit: Sichere KI-Technologie statt Schatten-IT!

Sichere und unternehmensinterne KI-Lösungen wie das Micromata AI-Studio ermöglichen dem Mittelstand, Innovationen fest zu verankern und gleichzeitig volle Kontrolle über die Datenflüsse zu behalten. So werden Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit gefördert, Risiken minimiert und Schatten-IT konsequent verhindert. Wer seinen Mitarbeitenden zuverlässige und datenschutz-konforme Werkzeuge bereitstellt, fördert Eigeninitiative, schützt sein Know-how und bleibt dauerhaft innovativ. Schatten-IT hat damit keine Chance.