Unsere PMO-Expertin Petra Krug war in diesem Spätsommer bei der GPM Young Crew zu Gast. Im Gepäck hatte sie ein Workshop-Programm zur professionellen Durchführung von Meetings & Co. Der Titel: Moderationsformate von One-on-One bis Open Space.
Eine sehr brauchbare Themenstellung. Denn, so heißt es auch im Abstract zum Seminar, „Gesprächsettings in unterschiedlichen Größenordnungen bringen Chancen und Risiken mit sich. Wer diese kennt, kann das Setting für ein Thema bewusst auswählen oder das Gespräch steuern.“ Gesagt, getan. In einem praxisnahen Kurs lernten die Teilnehmer die gängigsten Effekte und Lenkungsmethoden für Meetings und Konferenzen kennen, tauschten sich über eigene Erfahrungen und probierten neue Ansätze aus.
Die wesentlichen Moderationsformate aus dem Workshop im Überblick:
One-on-One-Meeting
Das Zweiergespräch folgt einer eigenen Dynamik. Es kann sehr konstruktiv verlaufen, aber auch Konfrontationen und Patt-Situationen hervorgerufen. Die Workshop-Teilnehmer beschäftigten sich damit, wie diese vermieden oder aufgelöst werden können. So kann es etwa sinnvoll sein, einen unparteiischen Dritten hinzuzuziehen, der neue Ideen einbringt und der Gruppe so aus der eigenen Frontenbildung heraushilft und sie dabei unterstützt, aus These und Antithese eine Synthese abzuleiten. Für ein kritisches Feedback hingegen sollte das One-on-One-Meeting unbedingt ein Zweierdialog bleiben.
Gespräch zu Dritt
Das Dreiergespräch folgt einer anderen Dynamik als der Dialog. Ein Beispiel dafür ist etwa das Drama-Dreieck, in dem es zu einem oft unbewussten Spiel mit Verfolger, Opfer und Retter kommen kann. Je nachdem, wie diese Dynamik von den Beteiligten gehandhabt wird, kann ein solcher Trialog konstruktiv oder destruktiv verlaufen. Damit das Gespräch zu Dritt ein Feuerwerk an Ideen werden kann, empfiehlt Petra Krug Wertschätzung, Zuhören und Augenhöhe als unverzichtbare Zutaten.
Besprechung, Meeting, Jour fixes
Settings dieser Art sind wahrscheinlich die häufigsten ihrer Art. Es steht die intensive Beratung zu einem bestimmten Thema im Mittelpunkt. Damit ein solches Setting effizient genutzt werden kann, sind folgende Mindeststandards einzuhalten: Pünktlich beginnen, niemals ohne Protokoll oder ohne Moderator zusammensitzen, Handys verbieten. Vor allem aber sollte man sich über Ziel und Zweck des Meetings im Klaren und in der Gruppe einig sein. Ist dies nicht der Fall, sollte das Meeting sofort beendet werden.
Bar Camp & Co.
Das Bar Camp gehört, genau wie die Open-Space-Konferenz oder das World Café, zu des so genannten Unkonferenzen. Sie alle basieren auf der Erfahrung, dass die Kaffeepause stets spannender ist als das eigentliche Vortragsprogramm, dessentwegen man ursprünglich gekommen war. Die Tagesordnung ergibt sich aus den Vorträgen der Teilnehmer. Vorteile: Der Beteiligungsgrad ist hoch, das Fachwissen groß, der Aufwand im Vorfeld vergleichsweise gering. Dazu kommt, dass Bar Camp & Co. sehr social-media-affin sind, was dem aktiven Austausch und der Vernetzung untereinander sehr zugute kommt.
World Café
Das World Café ist ebenfalls eine Workshop-Methode aus dem Bereich des agilen Projektmanagements. Es eignet sich für Gruppengrößen von 12 bis 2000 Teilnehmern. Dreh- und Angelpunkt des World Cafés sind Tische, die mit weißen Papiertischdecken eingedeckt sind. Zu Beginn des Cafés notiert jede Tischgruppe all ihre Gedanken und Ideen zum Gegenstand des Workshops auf der Decke des eigenen Tisches, um anschließend einzeln von Tisch zu Tisch zu wechseln und die dort notierten Ideen anhand spezifischer Fragestellungen zu bearbeiten. Die Methode ist besonders wirkungsvoll bei heterogenen, durchmischten Teilnehmergruppen, die von einem gemeinsamen Thema betroffen sind. „Das World Café legt es darauf an, dass Wissen aus dem Kopf jedes einzelnen Teilnehmers buchstäblich ‚auf den Tisch zu bringen‘ und für das gemeinsame Ziel nutzbar zu machen“, so fasst es Petra Krug zusammen.
Petra Krug hat selbst langjährige Erfahrung im Management großer, komplexer Projekte und in der Lenkung heterogener Interessengruppen und ist Expertin in Sachen Moderationsformate. Als GPM-zertifizierte Fachkraft (Level B) gibt sie ihr Wissen gerne an die nächste Generation weiter.
Die Moderation von Workshops, Meetings und Konferenzen ist keine Zauberei. Mit dem richtigen Handwerkszeug und dem Mut zur Übung in der Praxis kann daraus aber eine echte Leidenschaft werden
(jw)
