Digitale Transformation

Online-Workshops: Top oder Flop? Teil eins: If you fail to prepair …

: … you’re prepaired to fail. In unserem Blogdreiteiler teilen wir unsere Erfahrungen mit Online-Workshops. Den Anfang macht UX Designer Julian Mengel.

Remote-Arbeit und Home Office waren bereits vor Corona für viele Kollegen bei Micromata normal – wenn auch nicht in dem Umfang, den wir jetzt erleben. Und auch wenn wir wissen, dass vieles auch aus der Entfernung erledigt werden kann, gibt es Bereiche, die uns bei einem Wechsel von der Vor-Ort-Arbeit an den dezentralen Arbeitsplatz Scherereien machen können – zumindest dann, wenn noch jede Erfahrung damit fehlt.

Beispiel Online-Workshops

Während Videokonferenzen und Remote Meetings für die meisten von uns mittlerweile zum Alltag gehören, ist die Durchführung von Online-Workshops, wo Kollegen und Kunden aktiv bzw. interaktiv zeitgleich synchron an etwas arbeiten, nicht ganz alltäglich.

Viele hoffen deshalb, Workshops schnellstmöglich wieder wie gewohnt analog abhalten zu können, um auf die bewährten Mittel der Moderation und der Kollaboration zurückzugreifen. Und in der Tat sind Flipcharts, Whiteboards, Post-its. & Co. nicht leicht verzichtbar, helfen sie uns doch, in der Gruppe ein gemeinsames Verständnis von komplexen Sachverhalten zu entwickeln und diese schnell zu iterieren, bis es zu einem Konsens kommt.

Kollaboration geht auch dezentral

Dass Wissensaustausch prinzipiell auch remote funktioniert, zeigen diverse Meetup-Formate, die zum Beispiel bei Micromata seit Corona online stattfinden – darunter die Livestreams der Java User Group Hessen oder des Kasseler Webmontags. Doch auch Workshops funktionieren mithilfe der geeigneten Tools, der richtigen Vorbereitung und dem passenden Mindset.

Dazu ein paar wertvolle Tipps

Mit modernen Kollaborationstools lassen sich Workshops sehr gut dezentral durchführen. Etwa mit diesen virtuellen Whiteboards, zu den wir bereits Erfahrung sammeln konnten:


  • Miro: sehr intuitiv und selbsterklärend, verfügt über eine hervorragende Mindmap
  • Mural: ebenfalls sehr intuitiv, überzeugendes Rollen-/Rechte-Konzept
  • Conceptboard: gut mit mehreren nutzbar, allerdings ist die Mindmap noch nicht ausgereift

Der analoge Moderationskoffer findet bei allen sein digitales Pendant. Welches Tool man letztendlich nutzt, hängt vom eigenen Geschmack und den Anforderungen an Security und Privacy ab. Bei uns fiel die Entscheidung auf einen deutschen Anbieter mit Hosting in Deutschland und hohen Standards im Bereich Data Security und Privacy.

Einen Online-Workshop planen

Vorbereitung:

Erstellen Sie die nötigen Zugänge zur Videokonferenz. Fragen Sie sich dabei auch:


  • Sind noch weitere Kollaborationstools nötig – und wenn ja, welche?
  • Wie können Audio- und Videoqualität überprüft werden?
  • Wie können die Teilnehmer sich stummschalten, wenn sie gerade keinen Redebeitrag leisten? Beachten Sie, dass Störgeräusche bei Remote-Workshops stärker wahrgenommen werden.

Senden Sie die Agenda den Teilnehmern vorab zu und geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich vorzubereiten.


Zeitplanung:

Als Organisator des Workshops sind Sie der Kapitän des Schiffes. Sie setzen und halten den Kurs. Bei der Zeitplanung der relevanten Zeitspanne sollten Sie sich nicht durch die Vorgaben Ihrer Kalenderanwendung beschränken lassen. Wenn etwas 10 oder 35 Minuten dauert, sollten Sie das auch einplanen. Berücksichtigen Sie, dass Remote Workshops anstrengender sind und alles etwas länger dauern kann.

Anders als bei Workshops vor Ort, die oft halb- oder ganztägig stattfinden, damit sich Reisezeiten rechnen, können Online-Workshops gut auf mehrere Tage aufgeteilt werden. Die Teilnehmer werden es Ihnen sogar danken, weil die Terminplanung ihnen dann leichter fällt, da man sich nur ein paar Stunden blocken muss.

Durchführung des Workshops

Moderation:

Als Moderator sollten Sie beachten, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer remote kürzer ist als in normalen Workshops. Außerdem werden die Teilnehmer häufiger abgelenkt, durch ankommende E-Mails oder Chat-Nachrichten. Werden Sie dem gerecht, indem Sie entsprechende Pausen einplanen und bitten Sie die Teilnehmer, sich auf den Workshop zu fokussieren und E-Mails in den Pausen zu beantworten.

Kollaboration:

Alle oben genannten Tools bieten die Möglichkeit, dass Teilnehmer gemeinsam an digitalen Whiteboards arbeiten, gemeinsam digitale Post-its ausfüllen und diese gemeinsam clustern oder konsolidieren. Hierbei ist es wichtig, ihnen anfangs eine Einführung in die Tools zu geben oder die Bedienung des Tools in die Hände eines erfahrenen Moderators zu legen. Das Wichtigste ist schließlich das Input der Teilnehmer, die technischen Hürden durch das eingesetzte Tooling sollten möglichst gering ausfallen.

Nachbereitung des Workshops

Bei der Nachbereitung des Workshops zeigen die digitalen Kollaborationstools ihre Vorteile ziemlich deutlich. Während bei klassischen Workshops Fotodokumentationen erstellt oder Ergebnisse digitalisiert werden müssen, können die Ergebnisse bei digitalen Kollaborationstools leicht exportiert werden. Darüber hinaus stehen die Ergebnisse beliebig lange zur Verfügung und können auch nach Wochen weiterbearbeitet werden.

Alle Vorteile zur Übersicht


  • Keine Reisezeiten und -kosten
  • Keine Workshop-Marathons
  • Leichtere Terminfindung
  • Bessere und einfachere Dokumentation

 

Hier geht’s zum zweiten Teil unserer Blog-Trilogie Online-Workshops: Top oder Flop?:

 

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Mehr von Julian Mengel lesen? Wir empfehlen seine Keynote beim World Usability Day 2019 in Hamburg, seine Beiträge zu Design Sprints (zusammen mit Tobias Marx), User Story Mapping oder Indoor Gardening mit IoT. Viel Spaß!

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Julian Mengel

User Experience Designer