Digitale Transformation

Fast ein Jahr Remote Office – Micromata zieht positive Bilanz

: Viele Unternehmen scheuen noch immer vor Remote Office zurück. Unsere Erfahrung zeigt: Wenn wir es richtig machen, dann geht’s.

Ein neues Jahr hat begonnen, doch die Corona-Krise ist noch nicht vorbei. Nach knapp einem Jahr der Pandemie mit mal sanften, mal strengen Corona-Maßnahmen möchten wir das neue Jahr zum Anlass nehmen, eine erste Bilanz zum Thema Remote Office zu ziehen.

Damit möchten wir nicht nur zeigen, dass heute alle Tätigkeiten, die via Computer und Internetzugang ausgeführt werden, in gleicher Qualität auch im Remote Office erledigt werden können. Wir wollen auch Mut machen, die Sorgen und Ängste zu überwinden, die andere möglicherweise vom Remote Office abhalten. Denn mit den geeigneten Tools und dem gemeinsamen Willen, aus dem „Experiment“ einen langfristigen Erfolg zu machen, wird es auch einer.

Thema Teamwork

Die Zusammenarbeit in unseren Teams hat sich verändert, doch definitiv nicht verschlechtert. Für ein Unternehmen mit einer agilen Arbeitskultur, die sehr stark vom spontanen und direkten Austausch lebt, war es zwar eine Umstellung, diesen Austausch auf digitale Kanäle zu verlegen, aber mit zunehmender Erfahrung werden wir immer besser, unsere Kultur des Miteinanders auch dezentral aufrechtzuerhalten – sei das durch digitale Kaffeepausen, regelmäßige Video-Meetings oder auch kleine, aber feine interaktive Mitmachaktionen.

Was uns auch hilft, ist der neu entstandene Projekt- und Personalmarktplatz, der Auskunft über aktuelle Projekte und deren Personalbedarf sowie über das fachliche Profil der einzelnen Mitarbeiter gibt. Dieser „Basar der Talente“ funktioniert auch dann, wenn alle im Remote Office arbeiten.

Zu Beginn des Shutdowns, im März 2020, hatte die Geschäftsführung noch täglich zur Dialogrunden per Videochat eingeladen, um im engen Austausch mit der Mitarbeiterschaft zu bleiben – auch am Wochenende. Aus dieser Akutmaßnahme ist heute eine Tradition mit wöchentlichem Rhythmus geworden.

Thema Kundennähe

Die Kundenorientierung hat im Remote Office nicht gelitten. De facto kommunizieren wir ohnehin viel per Telefon, E-Mail oder Ticketsystem. Was zurzeit weniger oder gar nicht stattfindet, sind Präsenzmeetings in unseren oder den Geschäftsräumen der Auftraggeber. Während wir klassische Arbeitstreffen schnell sehr gut als Videokonferenzen durchführen gelernt haben, hat uns das Thema Video-Workshops schon ein wenig mehr gefordert – weil man hier neben zusätzlichen Tools auch ein bisschen Erfahrung braucht, um der Interaktivität eines Workshops auch digital gerecht zu werden. Heute wissen wir, welche Tools für unsere Zwecke die richtigen sind und gewinnen mehr und mehr Routine und Spaß bei der Moderation solcher Workshops.


„Corona und das damit einhergehende Homeoffice haben gezeigt, dass die Prozesse bei und die Zusammenarbeit mit Micromata auch unter schnell wechselnden und schwierigeren Arbeitsbedingungen problemlos funktionieren.“


Hanne Grusdt, Deutsche Post AG, SNL IT P&P, 19A1/1110 – ADM Endkundenkontakt

Thema IT-Sicherheit

Auch im Remote Office bleibt IT-Security von größter Wichtigkeit. Mithilfe unseres IT-Security-Teams haben wir schon im März 2020 Maßnahmen getroffen, um diese auch in privaten Räumlichkeiten sicherzustellen. Dazu gehört die Ausweitung sicherer VPN-Verbindungen zu allen unseren IT-Systemen sowie zu unseren Kunden, eine engmaschige Überwachung der Gefahrenlage im Netz samt einer entsprechenden Reaktionsfähigkeit sowie die Schulung unserer Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes und des persönlichen Verhaltens am Remote-Arbeitsplatz.

Thema Arbeitsmittel

Mit Arbeitsmitteln gehen wir bei Micromata grundsätzlich unbürokratisch um. Was gebraucht wird, wird besorgt – ohne dass langwierige Bewilligungsprozesse eingehalten werden müssen. Diese Praxis setzen wir auch im Remote Office fort und geben unseren Mitarbeitern auch für dort die Möglichkeit, das nötige Equipment auszuleihen.

Thema Work Life Balance

Man hört und liest immer wieder, dass Remote Office zu einer Belastung für Arbeitnehmer werden kann, weil die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben stärker verschwimmen. Das gilt insbesondere dann, wenn zum Home Office auch noch das Home Schooling oder die Pflege von Angehörigen dazukommt. Für uns hat es sich da als hilfreich erwiesen, dass wir nicht nur flexible Arbeitszeiten ermöglichen, sondern auch einen unbürokratischen und elastischen Umgang damit. Das heißt konkret, dass sich jede/r Mitarbeitende den eigenen Arbeitstag und die Arbeitswoche so einteilen kann, wie es zu den jeweiligen privaten Umständen passt – selbstverständlich in enger Abstimmung mit den Erfordernissen von Kunde und Projekt.

Für alle, die Hilfe in Anspruch nehmen möchten, um sich auch mental für die Doppelbelastung von Beruf und Familie zu wappnen, besteht weiterhin die Möglichkeit eines Coachings, Bestandteil des Micromata-Gesundheitsangebots.

Unsere Geschäftsräume bleiben bei all dem grundsätzlich offen. Denn natürlich kann es vorkommen, dass auch bei uns bestimmte Dinge nur vor Ort erledigt werden können. Das geschieht dann aber stets unter strenger Einhaltung der AHA+L-Regeln.

Thema Vertrauen und Transparenz

Die beste Basis für den langfristigen Erfolg eines unternehmensübergreifenden Remote Offices sind Transparenz und Vertrauen. Um beides herzustellen oder auszubauen, hilft ein offener Austausch darüber, was allen Beteiligten am Herzen liegt. So informiert die Geschäftsführung in den – anfangs täglichen, jetzt wöchentlichen – Dialogrunden regelmäßig über die wirtschaftliche Lage, gibt Auskunft zu aktuellen Themen und nimmt Sorgen und Anregungen aus der Mitarbeiterschaft entgegen. Und auch die Mitarbeitenden selbst nutzen dieses Format aktiv, um Feedback zu geben, aus den Projekten zu berichten, Ideen zu teilen und konstruktive Vorschläge einzubringen.

Begleitet wird die Dialogrunde von regelmäßigen Online-Umfragen, die je nach Thema von der Geschäftsführung, dem HR-Team, der Mitarbeitervertretung (MAV) oder den Teams selbst durchgeführt werden.


„Uns ist bewusst, dass sich nicht alle Berufe ins Remote Office verlegen lassen“ so Alexander Podlich, Geschäftsführer bei Micromata. „Aber dort, wo es möglich ist, sollten wir dies als Chance begreifen, auf dem Weg der Digitalisierung konsequent voranzukommen. Auch aus Solidarität mit all jenen, die durch die Pandemie und ihre Folgen gesundheitlich oder wirtschaftlich existenziell bedroht sind.“


 

Jule Witte

Presse & Kommunikation